そう遠くない昔、祖父母、叔父叔母、従兄弟たちが近所に住んでいる地区で生まれ育つ、ということは普通でした。地元の学校に通い、地元で就職し、幼馴染と地元に落ち着いたものです。こういった時代ではウェディングは近所で行い、披露宴も友人や家族が参加しやすい親しみのあるレストランで開催するものでした。
この状況は今日でも存在します。しかし今では、友人や家族親戚はずっと遠方から来る方が多いでしょう。ウェディングに関してあらゆる面で計画を立てる場合、遠方から参加されるお客様の特別な苦労も理解しましょう。飛行機、電車、車を利用の方もいらっしゃるでしょう。また、重いバッグ、プレゼント、その他旅行荷物も持参されます。これらに留意し、適切に謝意を表す企画も必要です。ただし予算以内に抑えることも大切です。
まず、遠くからいらっしゃるお客様のために近くにホテルの予約が必要です。ウェディングの2、3カ月前になってやみくもにホテルに電話をして、やっと見つけた市内のホテルも一泊500ドルもする部屋だけだった、という結果は望ましくありません。または、さらに望ましくないケースとしては（実際こういうことは稀ではなくよく起こるのですが）、市内のホテルがすべて大規模な会議やスポーツイベントで予約済みとなっている場合です。
重要なポイントとして、大規模な催しを行う場合は、十分に前もって参加者用に1~2カ所のホテルを選び、特別料金でブロックルームを予約することが挙げられます。ほとんどのホテルでは一般規則として、ブロックの最低部屋数を一泊あたり10部屋としています。もしホテルで披露宴を行ったり宴会場を使用する予定があれば、この部屋数は交渉の余地があります。一泊あたり30部屋以上が必要な場合は、他にも良い方法があります。宿泊ホテルを2、3カ所に分割する方法です。親族の皆さんは数種の立地と料金から選択することができます。 (HotelPlanner.com). こうしたホテルのブロックルーム確保を行う場合、地区のホテルにやみくもに電話を掛けることはやめましょう。ホテルの最初の見積金額でブロック予約をすることはゲストのためになりません。最初の手順はインターネットで公開されている料金を確認することです。この目的を達成する一番の手段がHotelPlanner.comです。
Hotel Plannerのシステムの最も優れた点は、無料、かつ使いやすいことです。必要な作業は場所と日にちを入力するだけです。HotelPlanner.comがその後の作業を行います。自宅から離れた場所でのイベント開催を希望する場合でも、複数の都市のホテルのグループ料金を一度にわかりやすく検索することができます。Hotel Plannerはお客様にアカウント担当を配属します。この担当者が、料金が最低価格であるかだけでなく、予約手順もお手伝いいたします。
この予約手順は非常に重要です。提示料金が非常に低い場合でも、取り消し規定が非常に厳しい場合や、高額なデポジット支払い、条件に明記されていないリゾート料金（税金）といった追加料金が必要な場合があるからです。
HotelPlanner.comのアカウント担当者はこうした場合や、その他お客様が直面する問題についても喜んでお手伝いいたします。ホテルを選ぶと、アカウント担当者はお客様の招待客用の特別オンライン予約ウェブサイトを設定します。これでお客様の招待客の皆さんがホテル予約時にその記録を追跡することができます。繰り返しますが、こうしたサービスはすべて無料ですので、心配する必要はありません。本日からウェディングの企画を始めましょう。