旧友に参加したいと思ってもらえるような、盛り上がる同窓会をしたいとお考えならば、やはり事前の準備が大切です。まず、最適な場所を選ぶことから開始します。複数の同窓会会場を一度に検索することができる弊社の技術は、この作業にぴったりでしょう。参加者全員がアクセスしやすい街の中心に狙いを定め、さらに、アトラクションが豊富な場所かどうか確かめておくことをご希望でしょう。同窓会の2、3か月前になってからあちこちに電話をしても、ホテルはすべて満室になっていた、ということもあります。最悪なのは、市内のイベント会場はすべて大規模な会議などで予約済みとなっている場合です。こうした理由から、大規模な催しを行う場合は、十分に前もって最適な場所のホテルのブロックルームを特別料金で予約確保しておくことが非常に重要となります。ほとんどのホテルでは、ブロック予約にあたり、最低部屋数を一泊あたり10部屋としていますが、レセプションを開催したり、宴会場を利用する場合、最低部屋数を少なくできる場合もあるのです。
目的達成のために、手当たり次第にあちこちのホテルに電話をすることは控えたいでしょう。旧友の皆さんやご自身に、ホテルの最良の見積料金で部屋を予約することにはなりません。また、ホテルについてもすべての情報が用意されているわけでもありません。さらに、決定の前にはアメニティに関する詳細が整理された情報を備えておくことも重要です。最初の手順はインターネットで公開されている料金を確認することです。様々なホテルのインターネット料金を簡単に検索する便利なツールがHotelPlanner.comです(
www.HotelPlanner.com)。このシステムの最も優れた点は、無料、かつ非常に使いやすいことです。必要な作業は、同窓会の場所の希望候補地と日にちを入力するだけです。HotelPlanner.comがその後の作業を行います。複数の都市のホテルのグループ料金を一度にわかりやすく検索し、偏りのない整理された状態で提示します。さらに、立地、価格、ホテルのブランド名といった項目で情報を分類し管理することができます。Hotel Plannerはお客様にアカウント担当をお付けします。この担当者が、料金が最低価格であるかだけでなく、予約手順もお手伝いいたします。この予約手順は非常に重要です。提示料金が非常に低い場合でも、取り消し規定が非常に厳しい場合や、高額なデポジット支払い、条件に明記されていないリゾートフィー（税金）といった追加料金が必要な場合があるからです。HotelPlanner.comのアカウント担当者はこうした場合や、その他お客様が直面する問題についても喜んでお手伝いさせていただきます。ホテルを選ぶと、アカウント担当者はお客様の同窓会専用として無料で特別オンライン予約ウエブサイトを設定します。これでお客様の旧友の皆さんがホテル予約時にその記録を追跡することができます。