おめでとうございます！お客様は次回プログラムの正式な「イベントプランナー」です。新たに仕事が増えたことで、ご予算内でより多く部屋を見つける助けとなる下記のヒントをご利用いただけます：
1) 季節、日にち：場所によっては繁忙期と閑散期があります。日にちによっては価格が大幅に異なることがあります。また、お客様のグループが祝日や祝日前後に集合する場合、hotel plannerも同様に関心を持つことになります。
a. 調査：都市を選択済みの場合、その都市で大規模なお祭り、都市規模のコンベンション、特別イベント（例：スーパーボール）等が開催される日にちを調べます。まだ日にち変更が可能な場合は、グループ集合の日をそのイベントの1週間前かその後に変更なさった方がよいでしょう。同じ時期にお客様のイベントを企画しても費用がかさみ、お客様のご参加者も混乱をきたすことになります。
2) 曜日パターン：ホテルの多くは、平日か週末のどちらかに、需要が片寄っています。例えば、オフィス街にあるホテルは大変良いホテルですが、週末には非常に魅力的な料金になります。逆に、美しいリゾートエリアでは平日の集客が困難です。
3) ホテル料金は1室1名利用、または複数名の利用のどちらでしょうか。1室1名の客室料金がお客様の予算に合う場合でも、1室4名まで利用するグループであれば、各部屋で1名増えるごとに段階的に10~30ドルの追加料金が必要となります。このため、お客様のリクエストを挙げる場合、正しい部屋タイプを選択してください。もっとも正確なグループ料金を見積もるためです。
4) ホテル入札の左にあるホテル情報ボタンを使用して、主な追加料金を見てみましょう。ご興味をお持ちのホテルではリゾートフィーがありますか。駐車料金はどうでしょうか。ホテルはペット同伴可能でしょうか。その場合追加料金は必要でしょうか。ホテル利用税の他に強制的な手数料はありますか。こうした追加料金は相当な額におよぶ可能性がありますが、交渉可能なものもあります。お客様のご希望が特定ホテルにどの程度合うか、によります。
a. 料金にはどういったサービスが含まれているか見てみましょう：ホテルによっては朝食込み、宿泊客にアフタヌーンレセプションが無料、客室利用の場合フィットネスセンターやインターネットの利用が可能な場合があります。こうした心遣いあるサービスは料金節約になるだけでなく、ホテルでの総合的な経験に追加できます。こうした付加価値はホテルグループ料金の下にあるホテル入札権利のコメント欄にリスト化することができます。
5) ホテル内飲食施設：滞在中に宴会の開催を企画している場合、グループが希望する情報の一覧を作成しておきましょう。こうすることで宴会のニーズを満たすことのできるホテルだけが返信するようにできます。宴会スペースのあるホテルは、グループがホテル内の飲食施設を利用する場合は、グループ用にブロックルームを確保し、特別割引料金を適用することが良くあります。予算内で希望するサービスのすべてが可能なホテルを見つけると、「ホテルに連絡する」ボタンを使用してメニュー一式を入手します。サービスチャージと税金を確認します。宴会メニュー料金の他に、こうした料金が追加料金として20~40％追加となります。費用支払い方法：
a. HotelPlanner.comは飲食料金の20％~50％の割引をお客様のグループに提供するよう交渉いたします。割引については、ホテル入札のコメント欄を確認してください。
b. ホテルに提案するサンプルメニューと支払う包括料金を考えてみましょう。たとえば、お客様の一人当たりの目標予算額に対する、豊富な種類のパン、フルーツジュース、コーヒー、紅茶を含む朝食を投げかけてみます。そして、ホテルがメニュー内容をお客様の予算に合わせることができるか見てみましょう。Hotel Planner提携ホテルのほとんどはグループには無料の朝食をオファーしますが、この付加価値はホテル入札コメント欄にリストアップされます。
c. ホテルレストランのメニューを見てみましょう。小規模なグループなら、ホテル内レストランか近くのレストランで手配が可能です。
6) AV機器：お客様のhotel plannerセールス担当者にAV機器の希望を伝え、各料金の見積もりを要請します。高額なレンタル商品はLCDプレーヤーです。場合によってはご自身の機器を購入するほうがお得なケースもありますが、持ち込みの場合は「接続料」が必要かどうかを、セールス担当者に確認することが必要です。
7) 会議室のレンタル：客室数がお客様の集まりの参加人数分と一致したら、次は会議室のレンタル料金を交渉しましょう。お客様のグループで展示会を行う場合、小会議室を多めに利用、または、より大きな会議室（例えば100名で、一泊あたり10室の契約を行っている場合）を利用する場合は、会議室のレンタル料を払うことになります。Hotel Plannerは、会議室のレンタル料金支払いに対しお客様の利点を活用します。もし、a) お客様が「需要がある時期」に集まる場合（例：休暇中、かつ、または閑散期）、b) 一泊一室あたりの飲食費用が高額な場合（例：参加者は朝食、昼食、午前午後の軽食、レセプション、夕食をホテルで取る）、c) お客様のイベントによりそのホテル施設が満室になる場合。
8) アクティビティの近郊：お客様のグループは夜間の自由行動時間が多い日程、またはアクティビティから距離のあるスケジュール予定ですか。いずれの場合も、参加者が様々な地元のアトラクションに徒歩で移動できる場合は、プランナーとして、または個人参加者として出費を抑えることになります。夜間の自由行動が多く徒歩圏内にアトラクションがある場合、参加者はタクシー代を支払わずに済み、車をガレージから出し見知らぬ街で運転方向を把握しなくても済むのです。もしアクティビティから離れた場所を企画しているのであれば、その場所までの往復移動には、かなりの出費が考えられます。多くのイベント場所に近いホテルから選べば、参加者は徒歩移動できるため、費用を節約できるのです。ホテル入札の左にあるホテル情報ボタンをクリックして周辺エリア地図をご覧ください。地図右側には地域アトラクションのリストと滞在ホテルからの距離が記載されています。Hotel Plannerは特定の場所までの距離でホテルの選択をソートすることもできます。ホテル入札の最上部にあるソートボックスにチェックマークを入れてください。
9) 移動：お客様のご参加者の多くが飛行機でご到着の場合、予想されるイベントの日程に対し主要都市からの航空料金を調べてみましょう。複数の都市での料金を調べると、他よりずっとお得となる場合があります。同様に、各ホテルの入札の左にあるホテル情報ボタンで空港からのシャトルやタクシー料金、空港からホテルまでの移動時間を調べることができます。
10) アップグレードとアメニティ：お客様のHotel Plannerの担当者は常にお客様がグループ料金でスィートルームへ無料のアップグレードができないか、VIP参加者には無料のアメニティがつくか、を確認します。お客様のグループによって、こうした特別な配慮にお気づきいただき、追加料金なく提供される場合もあります。
11) さらに特典です！50室につき1室無料：多くのホテルの標準として、１グループにつき50室ごとに１室が無料になります。ホテルによっては一泊あたり50室以上の場合に限り、50室につき１室が無料となります。また累積ベースとするホテルもあります。また、40室やそれ以下の場合でも1室無料のオファーを行うホテルもあります。Hotel Plannerは多くのホテルに一泊10室につき無料のお部屋をオファーするよう働きかけています。この無料のお部屋の特典は、ホテルグループルーム料金入札の下にあるコメント欄に提示されます。
イベント企画が成功するよう、幸運をお祈りいたします。