まず、遠方からいらっしゃる方々のために地元でホテル部屋を予約することを想像してみてください。最悪の場合、親睦会の2、3か月前になってからあちこちのホテルに電話をかけても、市内には一泊一室500ドル以上の部屋しか残っていないという場合、更に悪いことに、市内の部屋がすべて大規模な会議やスポーツイベントで予約済みとなっているケースが考えられます。こうした理由から、大規模な催しが行われる前に、十分に前もって参加者用にホテルを1～２箇所を選び、特別料金で部屋をまとめて予約することが重要となります。大半のホテルでは、部屋をまとめて予約する場合の最低部屋数を一泊あたり10部屋としていますが、一泊あたり30部屋以上が必要な場合は、宿泊ホテルを2、3カ所に分けて予約するという方法も考えられます。そうすると、親族の皆様が数種のホテルの立地条件と料金から選択することができます。
親族の皆さんの興味を惹き、盛り上げたい方には、自前の準備が重要になります。まず、最高のロケーションを選ぶことから始めてください。親睦会の候補地を一度に複数検索することができるため、弊社のテクノロジーはこうした作業には最適であるといえます。親睦会の場所を中間点にして、ご親族の皆様がアクセスしやすいようにすることが望まれるでしょう。また、どの世代にとっても十分に魅力があり、楽しめるものが豊富であり、若い世代も年配の世代も親族全員が旅行を確実に楽しめる場所をお探しだと思われます。最悪の場合、親睦会の2、3か月前になってからあちこちのホテルに電話をかけても、市内には一泊一室500ドル以上の部屋しか残っていないという場合、更に悪いことに、市内の部屋がすべて大規模な催し物や市主催のイベントで予約済みとなっているケースが考えられます。こうした理由から、親族の親睦会を行う場合は、大きな催し物が行われる前に、十分に前もって、最も親睦会に適した場所で、特別料金で部屋をまとめて予約することが重要となります。大半のホテルでは、部屋をまとめて予約する場合、最低部屋数を一泊あたり10部屋としています。しかし、宴会場を利用する場合、10部屋未満でも特別料金で予約できる場合があります。
但し、手当たり次第、ホテルにあちこち電話をすることは控えたほうが宜しいかと思われます。それでは、ホテルから直接出た見積料金では、お客様ご自身やご親族の方々の部屋をまとめて最適値で予約することはできません。また、ホテルの情報が全て揃わない状態で予約をすることになります。お決めになる前に、わかりやすく整理された状態で提示された、ホテルの環境・施設・サービスについての情報を基にお決めになることが重要になるかと思われます。その際に、まず、インターネットで上の料金を確認して下さい。一度に複数のホテルのインターネット料金を比較出来る簡単で便利なツール、HotelPlanner.com(
www.HotelPlanner.com)をご覧ください。このシステムの最大の利点は、非常に簡単に無料で使えるところにあります。家族親睦会の希望候補地と日にちを入力するだけで、その後の作業はHotelPlanner.comが行います。複数の都市のホテルのグループ料金を一度に検索し、特定のホテルだけを掲載することなく、整理された状態でわかりやすく提示します。更に、場所、価格、ホテルのブランド名といった項目ごとに、ご自身で情報を分類し管理することができます。更にお客様のアカウント担当者が、最もお買い得であるかを確認するだけでなく、予約をされる際もお手伝いいたします。宿泊料金が非常に低い場合も、宿泊先により、取り消し規定が非常に厳しい場合や、高額なデポジットや条件に明記されていない手数料が強制的に課金される場合があるため、この予約手順は非常に重要になります。HotelPlanner.comのアカウント担当者は、このような状況や、その他お客様が問題に直面された場合も、喜んでお手伝いいたします。アカウント担当者は、ホテルを選択された後に、お客様にご親族の親睦会専用の特別オンライン予約ウエブサイトを無料で設定します。これで、お客様のご親族の方々が旅行手配を確認した場合、ご確認された方々の記録を追跡することができます。